Votre métier en 5 questions: adjointe administrative

On explore ce métier plus en détail avec Sylvie Bélanger, de Lévis, adjointe administrative depuis 5 ans.

Comment avez-vous choisi votre métier?

Honnêtement, d'aussi loin que je me souvienne, j'ai toujours voulu être adjointe. J'étais petite et je demandais à mes parents de remplir les formulaires pour eux quand ils en recevaient. Et ma mère vous dirait que je suis née avec un cordon de téléphone au lieu d'un cordon ombilical!

À quoi ressemble votre journée-type?

J'arrive au travail vers 8 h. J'ouvre l'agenda de ma gestionnaire, question de voir à quoi va ressembler la journée. Je sors les documents pertinents aux rencontres, j'imprime les fichiers et courriels importants. Je rencontre ma gestionnaire pour voir les priorités de la journée et régler d'autres points administratifs. Ensuite, ça varie d'une journée à l'autre. Correction et mise en forme de documents, soutien technique à l'équipe, préparation de rencontres... et gestion d'imprévus!

Qu'est-ce qui vous passionne dans votre travail?

C'est un travail très diversifié. Une journée, on peut faire l'affichage d'un poste à combler, régler des questions de ressources humaines, préparer un départ en maternité, et le lendemain, corriger des documents qui iront à un comité important ou régler des conflits à l'agenda. Les journées se suivent, mais se ressemblent rarement! Je me sens utile, mon travail est apprécié et valorisé par les membres de mon équipe. Nous sommes souvent la mine d'or d'information de notre secteur, et ça aussi, c'est quelque chose de très valorisant! Les gens savent qu'ils peuvent compter sur nous! Derrière un gestionnaire efficace se cache une adjointe acharnée!

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Qu'est-ce que les gens ne savent pas de votre métier?

Je compare souvent notre rôle à celui de metteur en scène. On ne voit pas toujours directement notre travail, mais le résultat final ne serait pas le même sans une adjointe! Quand on va à une rencontre, une formation, un événement, on ne pense pas toujours à tout ce qui se passe «back stage» pour que tout soit parfait: réserver la salle, le traiteur, les équipements, réviser les présentations présentées... Il y a toujours une adjointe, secrétaire, préposée qui a travaillé pour vous! Le rôle d'adjointe a beaucoup évolué. Rares sont les adjointes qui ne font qu'exécuter les ordres. On est de plus en plus appelées à avoir un rôle décisionnel. On doit voir les choses venir, et nos gestionnaires s'attendent à ce qu'on prenne certaines choses en charge. Par exemple, répondre à un courriel destiné au gestionnaire dont on connaît la réponse. On prend des initiatives et on conseille aussi parfois nos gestionnaires pour certains aspects du travail, tout en demeurant discrète et professionnelle. On est loin de l'image de l'adjointe qui apporte le café à son patron le matin!

Quels conseils donneriez-vous à ceux qui voudraient faire ce métier?

Il faut mettre ses limites! Le rôle d'adjointe en est un de soutien, mais il faut savoir dire non, car c'est facile de devenir très chargée. Tout se dit, par contre, il y a une façon de le dire. Il faut aussi accepter de ne pas être à l'avant-plan. On va reconnaitre le travail du gestionnaire et de l'équipe. Les gens ne diront jamais au gestionnaire: «Merci à l'adjointe qui a sorti mon dossier avant que vous m'appeliez.» La reconnaissance provient de notre équipe et de notre gestionnaire. Ce n'est pas inné chez tout le monde, mais il faut savoir le demander: «Êtes-vous satisfait de mon travail? La façon dont j'ai monté le classement est-elle efficace pour vous?» La reconnaissance suivra.

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