Savez-vous comment écrire un courriel efficace?

Lorsque vous écrivez des courriels sur votre ordinateur du travail, rappelez-vous que le matériel que vous utilisez est celui de votre employeur. Chaque fois que vous utilisez votre courriel, vous représentez votre employeur. Du gestionnaire à la secrétaire, tout le monde utilise le courriel, mais pas toujours de façon efficace. Voici quelques trucs qui pourraient vous aider à vous démarquer.

1) Rappelez-vous de vos cours de français!

Pensez à utiliser votre correcteur d'orthographe. Il est prouvé que l'on fait plus de fautes d'inattention lorsqu'on écrit via un ordinateur, plutôt qu'à la main. Les fautes sont votre reflet. On fait attention à éviter d'utiliser le langage SMS ou chat. Il n'a pas sa place. Surtout pas dans le milieu de travail. Il est utile de rappelez qu'un message en lettre capitale indique que vous criez sur quelqu'un. C'est donc à utilisez avec parcimonie.

2) Soyez courts et précis

Qui a le temps de lire un courriel qui fait deux pages? Soyez synthétique. Faites des paragraphes courts. Allez droit au point. De plus, il est plus difficile de lire sur un écran d'ordinateur que sur un document imprimé. L'utilisation de puces peut aider. Souvent, on a tendance à balayer un courriel et à ne pas tout lire. Mettez votre idée la plus importante en début de courriel.

3) Les choses désagréables

On connait tous quelqu'un qui nous envoient des courriels avec des petits bonhommes sourires ou autres émoticônes. Ceux-ci sont acceptables entre collègues ou avec des gens que l'on connait bien. On évitera d'en envoyer à de futurs clients ou à des gens qu'on ne connait pas ou peu.

Les chaines de courriels sont un fléau assez courant. Évitez de les faire suivre, même si vous trouvez que c'est cute. Si vous voulez vraiment les envoyez, utilisez votre courriel personnel et pas celui de votre employeur. Et, s'il vous plait, utilisez la fonction Cci. Tout le monde n'a pas envie de voir son courriel circuler sur la toile.

Certaines personnes adorent bombarder tout le monde de courriels en utilisant les CCi et les CC. En général, il y a toujours des personnes qui ne devraient pas se trouver sur ces listes. À l'occasion, cela crée aussi de la confusion puisque certains se demandent pourquoi ils reçoivent un courriel qui ne les concerne pas. Les personnes anxieuses qui sont atteintes de la CCi aigue ont toujours la possibilité de faire suivre un courriel par la suite, si nécessaire.

4) Identifiez-vous

Si vous envoyez un courriel à quelqu'un que vous ne connaissez pas, prenez la peine de vous identifiez et de mettre la personne en contexte. Cela est d'autant plus important, si votre courriel est du style: moncocolapin@hotmail.com. Dans le même ordre d'idée, si vous êtes à la recherche d'un emploi, prenez la peine de vous créer un courriel professionnel avec votre nom de famille. Cela fait plus sérieux

5) Tournez votre doigt sept fois, avant d'appuyer sur envoyer

Qui n'a pas déjà envoyé un courriel et regretté immédiatement de l'avoir fait. Lorsque vous joignez des pièces jointes, insérer-les en premier, ainsi vous ne les oublierez pas.

Ne répondez jamais lorsque vous êtes en colère. Prenez du recul. N'envoyez jamais un courriel avec lequel vous ne seriez pas à l'aise si c'était publié. Un courriel sert à envoyer des faits, pas à convaincre quelqu'un. Pour convaincre, utilisez votre téléphone.

N'oubliez pas que certaines adresses courriels peuvent avoir plusieurs récipiendaires, faites attention à ce que vous écrivez.

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