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5 conseils pour une réunion efficace
Photographe : AgatheBB/agoodson.com
Personne n’aime perdre son temps dans une réunion contre-productive qui semble s’éterniser. Voici cinq conseils pour que ce soit efficace.
1. On détermine les objectifs. «Souvent, les gens font l’erreur de s’imposer trop d’objectifs ou des objectifs imprécis. Mieux vaut augmenter le nombre de rencontres et se concentrer sur quelques buts», recommande le consultant en développement organisationnel Jean-François Ouellet.
2. On fournit un maximum de détails à l’avance. On demande aux participants de fournir les sujets de discussion avant la réunion. «Pour optimiser la rencontre, je suggère aussi de diviser les points à traiter selon trois catégories: discussion, information et prise de décision», mentionne M. Ouellet.
3. On désigne un animateur. Trois responsabilités reviennent à l’animateur: clarifier, contrôler et dynamiser. Diriger la réunion est primordial afin qu’elle ne s’étire pas inutilement et que les participants se sentent aussi à l’aise d’y contribuer.
4. On fait nos devoirs. Si on doit lire des documents, on le fait avant la réunion. Et on s’en tient aux sujets à l’ordre du jour. On a envie de profiter de l’occasion pour aborder une autre question? On propose une autre rencontre.
5. On invite uniquement les personnes concernées. «S’il y a plus de 12 participants, il sera difficile de prendre des décisions lors d’une réunion», cite en exemple M. Ouellet. Il est donc important de convier uniquement les personnes directement reliées aux dossiers et aux objectifs de la rencontre.
