Quel type de retardataire êtes-vous?

Pour en finir avec le retard, il faut d’abord déterminer à quel type de retardataire on appartient puis adopter les conseils de Marlène Villeneuve, experte, formatrice et conférencière en gestion de temps pour la firme spécialisée Qualitemps.

Les occupés
Ceux dont l'horaire est simplement surchargé, donc irréaliste.

«J'ai un horaire extrêmement chargé. Je me sens toujours prise dans un tourbillon, et je suis incapable d'être ponctuelle. En tant que travailleur autonome, je ne respecte pas souvent mes échéances. Je me sens particulièrement coupable lorsque je cause des retards à mes enfants: il est fréquent que je les reconduise trop tard à l'école, à la gymnastique ou au cours de piano. Je sais bien que ça déplaît aux moniteurs, aux enseignants, aux éducateurs. Pire encore, mes enfants ressentent une grande frustration lorsqu'ils sont en retard par ma faute. J'ai l'impression d'être un très mauvais exemple pour eux. Bref, je suis constamment stressée!» Josiane, 42 ans

Conseils d'expert:
Il faut laisser un peu de place à l'imprévu. Dur à croire, mais Marlène Villeneuve révèle un chiffre-choc: au cours d'une journée, on peut, sans se tromper, prédire qu'il y aura environ 50% d'imprévus. Chaque jour. C'est prouvé! Si on remplit 90% de nos journées, on ne pourra tout simplement pas s'en sortir: c'est mathématique! On n'organise jamais plus de 50 % de notre journée et on prévoit que le 50% qui reste sera occupé par les imprévus.

Un autre problème fréquent dans notre société actuelle: le «syndrome de l'action immédiate»! Les gens préfèrent répondre aux urgences sur-le-champ, quitte à abandonner la tâche qu'ils sont en train de faire. On pense être efficace, mais c'est l'inverse. Chaque fois qu'on interrompt une tâche pour en commencer une nouvelle, il faut prévoir environ quatre minutes, au retour, avant de retrouver notre concentration. C'est simple: avant de passer à autre chose, il faut d'abord terminer ce qu'on a commencé.

Les victimes
Ceux dont les retards ne sont «jamais de leur faute» («Y'avait du trafic!» «Le petit ne voulait pas mettre son manteau!» «Fallait attendre la fin du cycle de la sécheuse!»).

«Je suis prise dans la circulation, il y a une panne de métro ou mes enfants me font une crise avant de partir, le matin: il y a toujours quelque chose qui me force à être en retard. Si j'ai une réunion à 9 h 30, tout semble conspirer pour que j'arrive à la dernière minute, quand ce n'est pas carrément un quart d'heure trop tard. Même chose pour les dates et heures de tombée: je dois souvent demander un délai supplémentaire. J'ai l'impression de ne jamais évaluer le temps correctement... Je dois changer, parce que mon manque de ponctualité irrite profondément ma patronne et mes collègues.»  Mélanie, 31 ans

Conseils d'expert:
En gestion de temps, il y a deux facteurs à considérer d'emblée: la technique pour être bien organisé et l'attitude pour y parvenir. Les victimes doivent faire un examen de conscience et être déterminées à se responsabiliser pour arriver à changer, car elles ont clairement du mal à évaluer le temps. Rappelons que 50 % du temps sera constitué d'imprévus. Connaître cette statistique permet effectivement de prévoir... l'imprévu!
Pour les cas plus graves, on peut s'offrir les services d'un coach en gestion de temps, qui nous apprendra non seulement à s'organiser, mais aussi à adopter une attitude constructive et responsable.

Les désorganisés
Ils n'ont pas leur horaire en tête ou sous-estiment ce qu'ils ont à accomplir, de même que le temps que ça exige.

«En tant que gestionnaire, je me dois d'être un exemple pour mon équipe. Pourtant, les objectifs que je fixe à l'ordre du jour ne semblent jamais tenir la route: les réunions se prolongent, la production prend plus de temps que ce que j'ai évalué et on ne respecte pas nos délais de livraison. Ce qui n'aide pas, c'est que la plupart de mes employés arrivent fréquemment en retard au bureau ou même aux réunions. Ils demandent régulière­ ment des prolongations. On dirait que personne ne prend ma planification au sérieux.» Julie, 46 ans

Conseils d'expert:
Lorsqu'on dirige une équipe, il est essentiel d'apprendre à s'organiser et à bien planifier: prêcher par l'exemple et faire du renforcement positif aidera le gestionnaire à asseoir sa crédibilité. On se fixe des objectifs selon la formule SMART: Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste dans le Temps. Avec cette formule, on se garde des objectifs flous ou irréalistes.
On met une échéance à chaque événement. Par exemple, on note dans l'agenda l'heure de début et de fin de la réunion et l'on s'y tient rigoureusement. On alloue aussi une durée précise à chaque point à l'ordre du jour de cette même réunion.

Les lunatiques
Les rêveurs qui ne voient pas le temps passer.

«Un de mes problèmes, c'est que, lorsque je commence une tâche (cuisiner, travailler à un texte, répéter à la guitare), je deviens si absorbée que j'oublie toute notion du temps. J'étire inévitable­ ment la corde jusqu'au bout. Et lorsque je me rends compte de l'heure qu'il est, c'est la panique! L'exemple le plus absurde, c'est lorsque je vais à mes cours de yoga: je quitte toujours la maison à la toute dernière minute, je passe tout le trajet à avoir peur d'être en retard et j'arrive au yoga complètement stressée, en dérangeant tout le groupe qui est déjà en train de faire le vide, les mains en prière!» Fatima, 28 ans

Conseils d'expert:
Il faut trouver des trucs pour sortir de ses rêveries. Devrait-on programmer des alarmes dans son téléphone? Oui, mais de manière efficace. On commence par enlever toutes les sonneries inutiles (comme le «ping!» du courriel qui rentre et des notifications d'applis), autrement l'effet recherché sera dilué. On ne programme des alarmes précises que pour les événements importants de la journée.
On s'accorde une marge de manœuvre en manipulant les heures. On a un rendez-vous à19h? On le note à18h30 à l'agenda!

Les procrastinateurs
Ceux qui reportent constamment tout à plus tard se trouvent bientôt coincés avec trop à faire dans trop peu de temps.

«Je repousse sans cesse le moment de faire les choses. C'est plus fort que moi... je ne sais pas comment l'expliquer, mais si je sais que les enfants vont avoir faim vers 18 h, je commence à préparer le souper à 17 h 45. Et si j'ai un document à remettre dans 10 jours, je commence généralement à travailler dessus... la veille! Il faut croire que je suis plus productive sous pression!» Mélanie, 40 ans

Conseils d'expert:
On procrastine généralement lorsqu'on doit faire des choses qu'on n'aime pas ou qu'on aime peu. Cette stratégie est évidemment inefficace. Il faut procéder à l'inverse: on commence par la tâche qu'on a le moins envie de faire, pendant qu'on a encore beaucoup d'énergie.

Comment s'attaquer à un ouvrage perçu comme une montagne? Il faut analyser l'ensemble du travail à effectuer et le découper en sections, en série de petites étapes à franchir l'une après l'autre. Manger l'éléphant une bouchée à la fois, quoi!
Lorsque la tâche est commencée, on s'interdit de butiner, de faire plusieurs choses en même temps. Il faut se discipliner. Heureusement, c'est le début qui est le plus difficile. Généralement, une fois qu'on s'y est mis, on se sent encouragé, et le reste se fait tout seul.

Les Je-m'en-Foutistes
Pour eux, c'est simple: arriver à l'heure, ce n'est pas important.

«Je ne compte plus le nombre de chicanes que j'ai eues avec mon conjoint en raison de ma mauvaise planification du temps. Que ce soit pour un simple souper chez des amis ou un gala, on finit toujours par s'engueuler dans l'auto, parce qu'on est en retard par ma faute. Personnellement, je ne vois pas en quoi c'est si grave: je suis comme ça, c'est tout! Mais mon chum voit les choses autrement. Mon attitude fait naître un sentiment d'impuissance et une grande frustration chez lui. De plus, il a honte de toujours arriver en retard à cause de moi. Il s'excuse aux autres en soulignant haut et fort qu'il n'y était pour rien, que je suis la seule responsable de notre retard. Ces tensions mettent beaucoup de pression sur notre couple.» Geneviève, 40 ans

Conseils d'expert:
Oui, les problèmes de ponctualité sont la source de bien des conflits au sein du couple. Ici, pas de truc miracle: tout est une question de respect. Nos gestes sont l'expression de nos valeurs, et il est primordial de trouver un terrain d'entente qui tienne compte de l'autre. Pour le bien-être de la relation, les compromis sont de mise. Si la ponctualité n'est pas importante, notre conjoint l'est, lui!